Hlavným účelom podujatia je poskytnúť účastníkom informácie alebo získať určité skúsenosti. Ideálne podujatie je ako hodinky - všetko ide v prísnom slede, kroky organizátorov sú koordinované a nevychádzajú navzájom zladené. Je to výsledok plánovania a prípravy, ktoré zvyčajne trvajú niekoľko mesiacov.
Je to nevyhnutné
- - personál najmenej piatich zamestnancov
- - rozpočet podujatia
Inštrukcie
Krok 1
Najskôr definujte účel a tému udalosti. Na základe toho sa zostaví celá ďalšia schéma podujatia. Účel podujatia určuje marketingový prístup a cieľové publikum, ktorému je podujatie venované.
Krok 2
Rozhodnite o mieste konania akcie. Miesto by malo závisieť tak od účelu podujatia, ako aj od počtu účastníkov, ako aj od očakávaného scenára podujatia. Je dôležité postarať sa o služby hostí. Zvážte niekoľko možností a vyberte najoptimálnejší pomer ceny a kvality.
Krok 3
Akciu aktívne propagujte. Reklamná kampaň by sa mala začať jeden a pol mesiaca pred začiatkom podujatia a skončiť mesiac predtým. Súbežne s ním je primeraný postup „studeného volania“pri pozývaní hostí na udalosť. Všetky operácie týkajúce sa zostavovania zoznamov účastníkov musia byť dokončené maximálne týždeň pred podujatím.
Krok 4
Využite pomoc sponzorov alebo hodnostárov. To nielen posilní vaše obchodné kontakty, ale dá aj určitému stavu vašej udalosti. Týmto osobám venujte čas, najlepšie na začiatku podujatia.
Krok 5
Rozdeliť zodpovednosť medzi zamestnancov zapojených do koordinácie činnosti. Každý by mal jasne poznať svoj kruh zodpovednosti a udalosti, ktoré by mal ovládať. Nemali by byť biele škvrny, každý by mal mať pokyny v tlačenej podobe a mal by ich vedieť naspamäť.
Krok 6
Deň pred seminárom je potrebné opätovne poučiť pracovníkov, ktorí na podujatí vykonávajú koordinačné činnosti. V deň konania podujatia sa všetci koordinátori musia dostaviť najmenej jednu hodinu pred začiatkom podujatia.
