Zošívanie dokumentov je bežným postupom v administratívnom a kancelárskom prostredí. Napriek tomu, že sa to zdá jednoduché, existujú špeciálne predpisy, ktoré určujú pravidlá pre šitie dokumentov a ich vykonávanie. A tieto pravidlá by mali byť známe, aby sa dokumenty zaslané do verejnej súťaže alebo do archívu nevracali na ďalšie spracovanie a úpravu.
Inštrukcie
Krok 1
Na zaistenie bezpečnosti dokumentov po blikaní a na zabezpečenie ich správneho poradia musia byť všetky listy okrem inventára očíslované. Dokumenty sa ukladajú v chronologickom alebo abecednom poradí. Obálky s vnorenými hárkami sú očíslované pred vnorenými hárkami. Prázdne listy sú vylúčené z puzdra a zničené bez číslovania.
Krok 2
Listy puzdra očíslovajte jednoduchou ceruzkou zhora nadol, pričom čísla ponechajte v pravom hornom rohu každého listu, bez ovplyvnenia textu. Počet fotografií a grafík na zadnej strane v ľavom hornom rohu.
Krok 3
Ak dokumenty obsahujú akékoľvek mapy nalepené z niekoľkých listov, očíslovajte ich ako jeden list, čo označuje počet listov v lepení. Na koniec číslovania napíšte na samostatný list certifikačný list. Uveďte v ňom počet listov a vlastnosti jednotlivých dokumentov, ako aj ich fyzický stav.
Krok 4
Okrem toho je potrebné vypracovať súpis pre podanú sadu dokumentov. Nečíslovajte inventárne listy. Do inventára napíšte názov dokumentu, zadajte dátum inventúry, anotáciu, ktorá určuje účel súboru dokumentov, a tiež uveďte všetky dokumenty, berte do úvahy počet listov. Na konci inventára zadajte meno, priezvisko a priezvisko pôvodcu.
Krok 5
Veľkosť krytu každého puzdra by mala byť 229x324 mm. Na prvý a posledný list puzdra pred šitím nalepte pásy tenkej lepenky. Cez tieto pásiky sa vedie šnúra. Na doplnenie puzdra použite silikátové lepidlo.
Krok 6
Na ľavom okraji okrajov bez toho, aby ste sa dotkli textového poľa, vytvorte tri otvory pomocou šidla alebo dierovača symetricky po celej výške hárku, vo vzdialenosti 3 cm od seba. Na šitie používajte šijaciu niť alebo špagát a ihlu na šitie.
Krok 7
Dokument dvakrát spojte, aby ste sa ubezpečili, že súprava je pevná. Konce nite vytiahnite zo stredového otvoru na zadnej strane posledného listu a zaviažte ich na uzol. Na puzdro nalepte nálepku so zabezpečovacím nápisom, zalepte ju a zostavu zatvorte.
Krok 8
Konce nití nechajte voľné. Na certifikačnej etikete musí byť zreteľný a čitateľný podpis vedúceho a pečiatka organizácie.
