Aj keď moderné technológie v súkromnom živote žáner epistolárie prakticky zlikvidovali a prakticky sme prestali písať listy priateľom, známym a príbuzným, obchodná korešpondencia je stále aktuálna. Je to tak preto, lebo obchodný list je právnym dokumentom, rovnako ako iné správne vykonané a podpísané dohody. Preto každý, kto v rámci svojich úradných povinností pracuje s korešpondenciou, sa musí naučiť písať listy.
Inštrukcie
Krok 1
Ak sme sa dohodli, že obchodný list je dokument, musí jeho dizajn vyhovovať všetkým normám a požiadavkám na dokumenty. Je napísaný na hlavičkovom papieri organizácie, na hárku štandardného papiera na písanie A4. Tradične má písmo Times New Roman alebo Arial veľkosť 12. Okraj zľava je 3 cm, vpravo - 1,5 cm.
Krok 2
Formulár musí obsahovať všetky potrebné informácie o organizácii, ktorú zastupujete: meno, adresa sídla, bankové údaje a kontaktné faxy, telefóny, e-mailová adresa.
Krok 3
Vľavo uveďte predmet listu, skúste sa zmestiť do jednej krátkej frázy. Vpravo napíšte, komu je list určený - meno, iniciály adresáta, jeho pozícia, názov a adresa organizácie. Všetky obchodné listy začínajte adresou „Vážený …“, na adresu nezabudnite napísať meno a priezvisko adresáta.
Krok 4
Predtým, ako začnete písať list, zamerajte sa a zvážte, aké myšlienky, návrh alebo informácie chcete respondentovi povedať. Musíte pochopiť, že dlhé, zmätené a nesúvislé listy, ktoré nikto nechce čítať.
Krok 5
Aby váš text nebol hneď po prvých vetách odoslaný do koša alebo nebol odhlásený z odberu, predložte text v logickom poradí, aby každá nasledujúca veta nadväzovala na predchádzajúcu a bola naplnená novým významom. Takýto list sa bude čítať so záujmom. Okrem toho sa pokúste dodržať limit 1 listu objemu. Toto je ukazovateľ vašej schopnosti stručne a jasne vyjadriť svoje myšlienky, čo vás okamžite priťahuje adresáta.
Krok 6
V texte listu venujte prvému odseku stručné pokrytie problematiky, úlohy a uveďte dôvod, prečo je potrebné jej riešenie. Potom vyjadrte svoje myšlienky v tejto veci, poskytnite návrhy alebo len potrebné informácie. Na záver urobte závery a opíšte výhody prijatia vášho návrhu alebo stručne analyzujte informácie, ktoré ste uviedli vyššie.
Krok 7
Podpíšte list a urobte prepis svojho podpisu s uvedením polohy a kontaktného telefónneho čísla.
